Veri sorumlusu olarak Pamuklar Tekstil Turizm Sanayi Ticaret Anonim Şirketi (Şirket) için ürün ve hizmet alan kişileri, çalışanları, iş ortakları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması, büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Pamuklar Tekstil Turizm Sanayi Ticaret Anonim Şirketi KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI (Politika)ile hedeflenen; şirket ile ilişki kuran müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’u (Kanun) ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için şirket tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
Bu Politikanın temel amacı, şirket tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda şirketimizin ilişkili olduğu kişilere karşı şeffaflık sağlamak ve ilgili kişileri kişisel verilerin işlenmesi konusunda aydınlatmaktır. Bu Politika kapsamı; ürün ve hizmet alan kişilerin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik veya otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ilişkindir.
Şirketimiz, Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu kapsamda şirketimiz Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik idari ve teknik tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel önem atfedilmiştir. Kanun’un 6. maddesi uyarınca “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler (Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler) sağlık, cinsel hayat, ile biyometrik ve genetik veriler (Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler) olarak belirlenmiştir. Şirket tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kurul’un 31/01/2018 Tarihli ve 2018/10 Sayılı Kararı’nda öngörülen yeterli önlemler Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması Politikası içerisinde açıklanan kapsamda alınmakta ve bu doğrultuda yürütülen çalışmalar şirket bünyesinde gerçekleştirilen denetimler çerçevesinde takip edilmekte ve denetlenmektedir.
Şirket bünyesinde Kişisel Veri Koruma Komitesi mevcuttur. Komite, veri sorumlusu olan şirket adına, Kanunun 12. maddesinden kaynaklanan görevi gereği, kendi kurum veya kuruluşunda Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri bizzat yapmakta ve ihtiyaç halinde yetkin kuruluşlardan destek almak suretiyle yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçlarına göre, tespit edilen ihlaller, olumsuzluklar ve uygunsuzluklar komite içerisinde yer alan sorumlulara bildirilmekte ve bu hususlar nezdinde gereken tedbirleri aldırmaktadır. Şirket tarafından dışarıdan bir hizmet alınan gerçek veya tüzel kişilere kişisel verilerin aktarılması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümler içeren ek sözleşmeler yapılmaktadır. Bunlarla birlikte Pamuklar Tekstil Turizm Sanayi Ticaret Anonim Şirketi personelleri ile kişisel verilerin korunması tedbirlerine uyulmasına yönelik sözleşmeler yapmaktadır. Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına, gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
Şirket, Anayasa’nın 20. maddesine ve Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Pamuklar Tekstil Turizm Sanayi Ticaret Anonim Şirketi, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. Şirket, Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmakta ve rıza alınması gereken durumlarda ilgili kişilerinden rızalarını talep etmekte ve rızaları doğrultusunda bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.
Şirket, kişisel verilerin işlenmesinde yasal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile kamusal güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca şirket veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin haklarını dikkate almaktadır.
Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, şirket açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında şirket azami özen yükümlülüğünü yerine getirmektedir. Bu sebeple şirket tarafından kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanalları açıktır ve bu hususlarda gerekli tedbirleri almaktadır.
Pamuklar Tekstil Turizm Sanayi Ticaret Anonim Şirketi, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirket, yürütmekte olduğu faaliyet ile bağlantılı ve faaliyetleri ve ticari hizmetleri için gerekli olan kadar kişisel veri işlemektedir.
Şirket, kişisel verileri, ilgili ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple şirket, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
Şirket, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya şirket politikaları gereği işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, şirket öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve şirketin saklama politikasında belirtilen süre kadar saklamaktadır. Şirket kişisel veri envanterindeki saklama sürelerini esas almakta olup, burada belirtilen süreler sonunda Kanun kapsamındaki yükümlülükler çerçevesinde kişisel veriler, verinin niteliğine ve kullanım amacına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir. Açık rıza dışında, kanunda belirtilen şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, işbu Politika’nın 5.2 başlığı (Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi) içerisinde yer alan şartlar uygulanacaktır.
Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri ilgili kişinin açık rızasıdır. Kişisel ilgili kişinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. Aşağıda sayılan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda ilgili kişinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilmektedir.
Şirket, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın EK-2 (“EK 2- Şirket Tarafından İşlenen Kişisel Veriler ve Amaçları”) dokümanından ulaşılması mümkündür. Bununla beraber işlenen kişisel verilere ilişkin genel amaçlar kayıtlı olunan Veri Sorumluları Sicili’nde de bahsedilmiştir.
Şirket, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda şirket, veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin sahip olduğu haklar konusunda ilgili kişinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda şirket içerisinde ve ortak kullanım alanlarında kolayca görebilecekleri ön aydınlatma bilgilendirmeleri ve aydınlatma metinleri yerleştirmiştir. Şirket web sitesinde bu politika ile birlikte süreç ve kişi bazlı aydınlatma metni, çerez politikası, başvuru formu da yayınlanmıştır.
Şirket, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, ilgili kişinin kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Bu kapsamda;
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenlemenin var olması,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, ,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli olması,
• Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu olması,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şirketin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu olması;,
Özel Nitelikli Kişisel Veriler ise Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartı ve,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,,
• İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,,
• İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,,
• Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması,
Şartlarından bir veya birkaçının bulunması halinde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın aktarılmaktadır.
Şirket hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak ilgili kişinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda Kanun’un 8. maddelerinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın EK-3(“EK 3- Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları”) dokümanından ulaşılması mümkündür.
Pamuklar Tekstil Turizm Sanayi Ticaret Anonim Şirketi nezdinde, şirketin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanunu’nun 5. maddesinde ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, Kanun’da belirtilen genel ilkelere ve Kanun’da düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler aydınlatılmak suretiyle işlenmektedir. Şirket, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yürürlüğe sokulan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda şirket kişisel veri envanteri içerisinde aşağıdaki veri kategorilerinde yer alan kişisel veriler bulunmaktadır.
Şirket, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülen durumlarda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler şirketin o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak, şirketin uygulamaları ve ticari teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklamaktadır Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. maddesinde ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yürürlüğe konulan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenen kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketin politikalarına istinaden veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Şirket bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir politika oluşturmuş olup, bu politika uyarınca hareket etmektedir.
Şirket, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak ilgili kişinin haklarını kendisine bildirmekte ve 11. maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel verisi işlenen ilgili kişiye yol göstermektedir ve şirket, ilgili kişilerin haklarının değerlendirilmesi ve ilgili kişilere gereken bilgilendirmenin yapılması için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 12.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel verisi işlenen ilgili kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 12.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler bu Politikada belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle başvuru formunu doldurup imzalayarak şirkete ücretsiz olarak iletebileceklerdir. Bu konuda düzenlemeler Pamuklar Tekstil Turizm Sanayi Ticaret Anonim Şirketi Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü’nde ve aydınlatma metinleri içerisinde yapılmıştır. İlgili kişi, KVKK’nın ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki haklarını Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre, Dokuz Eylül Mahallesi 698 Sokak No: 1 Gaziemir-İzmir adresine yazılı olarak veya [email protected] adresine e-postanızın Firma sistemlerinde kayıtlı olması şartı ile e-posta adresine elektronik ortamdan iletmek suretiyle veya [email protected] kep adresine kayıtlı elektronik posta ile başvurarak kullanabilecektir.